Wydział Organizacyjny

 

I. Sprawy organizacyjne:
1) Zapewnienie sprawnej organizacji i funkcjonowania Urzędu.
2) Obsługa organizacyjna Burmistrza.
3) Prowadzenie archiwum zakładowego.
4) Prowadzenie wymaganej sprawozdawczości statystycznej.
5) Obsługa techniczno-materialnych warunków pracy obwodowych i terytorialnych komisji
wyborczych oraz wykonanie zadań związanych z organizacją i przeprowadzeniem wyborów.
6) Zapewnianie obsługi urzędnikom wyborczym.
7) Prowadzenie systemu szkolenia i kształcenia pracowników Urzędu.
8) Prowadzenie spraw gospodarczych, usuwanie awarii w Urzędzie i Ratuszu.
9) Współpraca z Wydziałem Zarządzania Funduszami w zakresie tłumaczeń i koordynacji spotkań
z partnerami zagranicznymi Gminy.
10) Zaopatrywanie Urzędu w środki techniczne, biurowe, prasę, itp.
11) Nadzór merytoryczny budżetu w zakresie wydatków dotyczących administracji samorządowej,
jednostek pomocniczych Gminy (osiedli i sołectw).
12) Kierowanie pracami dotyczącymi zastosowania komputerów i systemów informatycznych
w Urzędzie i Ratuszu.
13) Realizacja zadań w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz p. poż.
14) Koordynacja i nadzór rozpatrywania skarg, wniosków i petycji.
15) Prowadzenie ewidencji środków trwałych o charakterze wyposażenia Urzędu i Ratusza.
16) Prowadzenie biura obsługi interesantów (BOI), punktu potwierdzającego profile zaufane.
17) Nadzór nad elektronicznym obiegiem dokumentów (EDZ PROTON) w Urzędzie.
18) Nadzór nad redakcją Biuletynu Informacji Publicznej.
19) Nadzór nad wdrażaniem e-usług dla mieszkańców prowadzonych w Urzędzie.
20) Nadzór nad terminowością składania oświadczeń majątkowych Burmistrzowi przez osoby
zobowiązane oraz publikacja oświadczeń majątkowych w Biuletynie Informacji Publicznej.
21) Prowadzenie międzywydziałowego rejestru petycji, rejestru umów, rejestru Zarządzeń
Burmistrza, wniosków o udzielenie informacji publicznej.
5
II. Sprawy wojskowe:
1) Prowadzenie spraw związanych z kwalifikacją wojskową na poziomie gminy, współpraca w tym
zakresie ze Starostwem Powiatowym w Świebodzinie oraz Wojskową Komendą Uzupełnień
i Urzędem Wojewódzkim, w szczególności:
a) koordynowanie tzw. poszukiwania osób podlegających kwalifikacji wojskowej, które
nie zgłosiły się do kwalifikacji,
b) bieżące aktualizowanie rejestru osób podlegających kwalifikacji wojskowej,
c) sporządzanie list stawiennictwa osób podlegających kwalifikacji wojskowej w danym roku,
d) wszczynanie działań zmierzających do poszukiwania osób podlegających kwalifikacji
wojskowej, które nie zgłosiły się do kwalifikacji, a w przypadku stwierdzenia niestawiennictwa
nieusprawiedliwionego, przygotowywanie wniosków o zastosowanie środków przymusu
administracyjnego,
e) reprezentowanie Burmistrza podczas posiedzeń komisji lekarskiej orzekającej w sprawie
kategorii zdrowia osób podlegających kwalifikacji wojskowej.
2) Wydanie decyzji w sprawach przedterminowych zwolnień z zasadniczej służby wojskowej
żołnierzy oraz uznawania poborowych i żołnierzy za posiadających na wyłącznym utrzymaniu
członków rodziny.
3) Naliczanie świadczeń pieniężnych dla żołnierzy rezerwy za odbyte ćwiczenia wojskowe.
4) Sporządzanie dokumentacji i udział w przygotowaniu i organizowaniu zadań związanych
z natychmiastowym uzupełnieniem sił zbrojnych (Akcja Kurierska).
5) Prowadzenie „Ewidencji osób o nieuregulowanym obowiązku służby wojskowej”.
6) Świadczenia osobiste na rzecz obrony z zakresu Akcji Kurierskiej.
III. Sprawy Ochrony Informacji Niejawnych i Danych Osobowych:
1) Do zakresu należą:
a) prowadzenie kancelarii materiałów niejawnych,
b) zabezpieczenie ochrony technicznej urzędu i stref bezpieczeństwa,
c) zabezpieczenie ochrony informacji niejawnych,
d) zabezpieczenie ochrony wewnętrznych i zewnętrznych sieci informatycznych.
2) Zasady współdziałania w sprawach Ochrony Informacji Niejawnych: kancelarii materiałów
niejawnych i systemu sieci informatycznych z Pełnomocnikiem ds. Ochrony Informacji
Niejawnych oraz kontroli wewnętrznej w tym zakresie określi Burmistrz.
3) Koordynowanie zadań związanych z ochroną danych osobowych i współpraca z Inspektorem
Ochrony Danych w Urzędzie.
IV. Sprawy Obrony, Obrony Cywilnej i Zarządzania Kryzysowego:
1) Planowanie działalności w zakresie realizacji zadań obrony cywilnej i zarządzania kryzysowego
oraz ustalenie zadań w tym zakresie instytucjom, przedsiębiorstwom oraz innym jednostkom
organizacyjnym działającym na terenie Gminy.
2) Opracowanie i bieżące aktualizowanie Planu Obrony Cywilnej, Planu Zarządzania Kryzysowego,
Planów Działania oraz nadzór nad opracowywaniem i aktualizacją ww. planów przez instytucje,
przedsiębiorstwa, jednostki organizacyjne administrowanego terenu.
3) Organizowanie i koordynowanie szkoleń oraz ćwiczeń formacji obrony cywilnej, a także
szkolenia ludności w zakresie powszechnej samoobrony.
6
4) Powoływanie, przygotowywanie formacji obrony cywilnej do zabezpieczenia ludności
i funkcjonowania Gminy.
5) Przygotowanie i zapewnienie działania elementów systemu wykrywania i alarmowania oraz
systemu wczesnego ostrzegania.
6) Przygotowanie i organizowanie ewakuacji ludności na wypadek powstania masowego zagrożenia
dla życia i zdrowia na znacznym obszarze.
7) Planowanie i zapewnienie ochrony płodów rolnych i zwierząt gospodarskich oraz ewakuacji dóbr
kultury na wypadek zagrożenia zniszczeniem.
8) Wyznaczanie zakładów opieki zdrowotnej zobowiązanych do udzielenia pomocy medycznej
poszkodowanym w wyniku masowego zagrożenia życia i zdrowia ludności oraz nadzorowanie
przygotowania tych zakładów do niesienia tej pomocy.
9) Planowanie i realizacja zaopatrywania w sprzęt i środki, a także zapewnienie odpowiednich
warunków przechowywania, konserwacji i eksploatacji sprzętu, środków obrony cywilnej.
10) Koordynowanie przedsięwzięć w zakresie integrowania sił obrony cywilnej oraz innych służb,
w tym sanitarno-epidemiologicznych i społecznych organizacji ratowniczych do prowadzenia
akcji ratunkowych oraz likwidacji skutków klęsk żywiołowych i zagrożeń środowiska.
11) Koordynowanie prac Gminnego Zespołu Zarządzania Kryzysowego.
12) Raportowanie sytuacji i prognozowanych zagrożeń (np. przerwy w dostawie wody, ostrzeżenia
meteorologiczne, zagrożenia epidemiologiczne, itp.).
13) Dokonywanie oceny stanu przygotowań obrony cywilnej oraz podejmowanie przedsięwzięć
zmierzających do pełnej realizacji zadań.
14) Planowanie świadczeń osobistych i rzeczowych na rzecz obrony cywilnej oraz zleconych przez
Siły Zbrojne RP, jednostki przewidziane do militaryzacji i inne uprawnione do składania
wniosku.
15) Organizowanie wykonania przez jednostki organizacyjne gminy zadań w ramach powszechnego
obowiązku obrony RP, ustalenie zadań szczegółowych oraz trybu ich realizacji, zleconych przez
organy administracji państwowej.
16) Opracowanie i aktualizacja planu operacyjnego funkcjonowania Gminy w warunkach
zewnętrznego zagrożenia bezpieczeństwa państwa (kryzysu polityczno-militarnego) i wojny.
17) Opracowanie i aktualizacja Regulaminu Organizacyjnego Urzędu na okres zewnętrznego
zagrożenia bezpieczeństwa państwa (kryzysu polityczno-militarnego) i wojny.
18) Opracowanie harmonogramu przedsięwzięć i prac związanych przygotowaniem
dotychczasowych miejsc pracy Urzędu Miejskiego na czas „W”.
19) Opracowanie zestawów zadań operacyjnych Gminy w warunkach zewnętrznego zagrożenia
bezpieczeństwa państwa (kryzysu polityczno-militarnego) i wojny.
V. Sprawy obywatelskie:
1) Realizacja zadań Gminy w zakresie ochrony przeciwpożarowej:
a) zapewnienie kosztów utrzymania, wyposażenia, szkolenia i zapewnienie gotowości bojowej
ochotniczej straży pożarnej,
b) ubezpieczenie w instytucji ubezpieczeniowej członków ochotniczej straży pożarnej
i młodzieżowej drużyny pożarniczej,
c) zapewnienie bezpłatnego umundurowania członków ochotniczej straży pożarnej.
2) Prowadzenie zbioru protokołów i uchwał z zebrań jednostek pomocniczych i dokumentacji tych
jednostek oraz współdziałanie z nimi.
3) Opracowywanie planów finansowych jednostek pomocniczych i rozliczanie wydatków.
7
4) Prowadzenie rejestru wniosków z zebrań jednostek pomocniczych Gminy oraz odpowiedzi na
zgłoszone wnioski.
5) Opracowywanie dokumentacji z działalności jednostek pomocniczych dla potrzeb Urzędu.
6) Przyjmowanie zawiadomień od organizatora zgromadzenia o zamiarze zorganizowania
zgromadzenia, współpraca z Wojewodą w zakresie zgromadzeń z zastosowaniem postępowania
uproszczonego oraz zgromadzeń cyklicznych na podstawie ustawy Prawo o zgromadzeniach.
7) Prowadzenie postępowań związanych z wydaniem decyzji o zakazie zgromadzenia zgodnie
z ustawą Prawo o zgromadzeniach.
8) Realizacja zadań wynikających z ustawy o bezpieczeństwie imprez masowych poprzez:
a) Przyjmowanie wniosków organizatorów o wydanie zezwolenia na przeprowadzenie imprezy
masowej,
b) Prowadzenie postępowań związanych z wydaniem zezwolenia na przeprowadzanie imprezy
masowej lub odmową wydania zezwolenia,
c) Przygotowywanie decyzji o przerwaniu imprezy masowej lub decyzji o zakazie
przeprowadzenia imprezy masowej.
9) Koordynowanie przyjmowania zawiadomień o imprezie artystycznej lub rozrywkowej
organizowanej przez osoby prawne, osoby fizyczne, jednostki organizacyjne nie posiadające
osobowości prawnej, odbywającej się poza stałą siedzibą albo w sposób objazdowy, uzgadnianie
warunków organizacji imprezy we współpracy z innymi wydziałami Urzędu.
10) Inne sprawy mieszkańców Gminy oraz innych petentów Urzędu, nie stanowiące zadań
przypisanych do zakresu zadań innej jednostki organizacyjnej Urzędu lub innego podmiotu.
11) Aktywne poszukiwanie zewnętrznych źródeł finansowania zadań.